دبيرخانه طرح هدا:

دبیرخانه طرح در معاونت فرهنگی- اجتماعی دانشگاه تشکیل می شود که دارای نقش محوری در حسن اجرای برنامه های مربوط به طرح است. مسئول دبیرخانه طرح از بین اعضای هیئت علمی دانشگاه توسط معاون فرهنگی- اجتماعی دانشگاه انتخاب می شود. هم چنین دو نفر از کارشناسان فرهنگی با انتخاب معاون فرهنگی- اجتماعی دانشگاه به عنوان کارشناس دبیرخانه تعیین می شود.

آیین نامه دبیرخانه طرح هدا

شرح وظایف دبیرخانه طرح:

1- پیگیری و اجرای برنامه های مصوب کمیته حمایت و نظارت

2- فراخوان عمومی در دانشگاه برای ثبت نام همیاران

3- ثبت نام، مصاحبه و گزینش همیاران مناسب در هر رشته و گرایش تحصیلی با همکاری نهادهای مرتبط

4- برگزاری دوره های آموزشی و جلسات توجیهی اساتید راهنما جهت آشنایی با طرح با استفاده از صاحبنظران ذیربط 

5- پیشنهاد و اجرای جلسات توجیهی و دوره های آموزشی برای همیاران

6-تشکیل شورای رابطین دانشجویی طرح متشکل از یک نفر رابط همیاران برادر و یک نفر رابط همیاران خواهر برای هر دانشکده

7- برگزاری برنامه استقبال، افتتاحیه و اردوی یک یا چند روزه برای دانشجویان جدید الورود با کمک ستاد برگزاری مطابق با برنامه مصوب کمیته حمایت و نظارت

8-تامین و هماهنگی محتوای فرهنگی برنامه ها از طریق مجاری ذی ربط (نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری، دفتر فرهنگ عمومی، مرکز مشاوره و ...)

9-برگزاری برنامه های مختلف فرهنگی مثل جشن ها ، اعیاد و مسابقات و اردوهای دانشجویی در طول سال با همکاری سرپرستان فرهنگی- دانشجویی دانشکده ها

10-همکاری در فعالیت های مرتبط با ارزیابی از سیر اجرایی طرح در طول سال اول

تذکر: هر 7 تا 9 دانشجوی جدید با یک همیار و هر 3 تا 5 همیار با یک استاد مرتبط می شوند. همیاران کار خود را با بودن در کنار دانشجویان ورودی جدید به هنگام ثبت نام آغاز می کنند و با ایجاد، حفظ و تعمیق رابطه با آنها و هم چنین مرتبط کردن آنها با اساتید راهنما نقش خود را در پیشگیری از آسیب های احتمالی و کمک به پیشرفت سریع تر این عزیزان ایفا می کنند. برای صمیمانه تر شدن ارتباطات، اردویی یک یا چند روزه پس از ثبت نام و قبل از شروع ترم با حضور اساتید راهنما، همیاران و دانشجویان ورودی جدید برگزار می شود.